KITASIAR.com — Memasuki tahun 2026, Bawaslu Kabupaten Pesisir Selatan mulai melaksanakan pemilahan arsip sebagai bagian dari persiapan penyusutan dan pemusnahan arsip pengawasan Pemilu.
Kepala Sekretariat Bawaslu Pesisir Selatan, Rinaldi, mengatakan bahwa pemilahan arsip ini merupakan follow up atas edaran Bawaslu Provinsi Sumatera Barat tertanggal 2 Januari 2026.
Menurut Rinaldi, penataan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan serta instruksi Bawaslu terkait penyusutan dan pemusnahan arsip.
“Nanti ada arsip yang dapat dimusnahkan karena habis masa retensi dan juga ada arsip yang tetap dipelihara meskipun masa retensi sudah berakhir,” kata Rinaldi, Rabu (7/1/2026).
Lebih lanjut, Rinaldi menjelaskan bahwa dalam proses penataan dan pemilihan arsip tersebut, Bawaslu Pesisir Selatan melibatkan seluruh staf untuk menelusuri serta menyusun arsip berdasarkan jenis dan tahun terbitnya.
Di tempat yang sama, Kepala Subbagian Administrasi, Novalina Elsa Putri, menjelaskan bahwa setelah dilakukan pemilahan, tim kemudian menyusun daftar arsip berdasarkan klasifikasi dan tahun terbit.
Daftar arsip tersebut selanjutnya dilaporkan ke Bawaslu RI untuk mendapatkan persetujuan penyusutan atau pemusnahan.
Ditambahkan Novalina, dalam proses penyusunan dan pelaporan ke Bawaslu RI, pihaknya merujuk pada Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020 yang mengatur jadwal retensi arsip.
“Dokumen yang kami usulkan dimusnahkan rata-rata telah inaktif selama empat tahun lebih. Artinya, fokus kami pada arsip tahun 2017–2018,” kata Novalina.
Setelah dokumen mendapatkan persetujuan dari Bawaslu RI, akan dibentuk Panitia Pemilih Arsip (PPA). Tahapan selanjutnya meliputi verifikasi fisik secara detail, penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM), hingga pelaksanaan pemusnahan.
Pemusnahan arsip nantinya dapat dilakukan dengan metode pembakaran atau pencacahan.
Sebagai informasi, dokumen yang akan dimusnahkan antara lain laporan hasil pengawasan, kegiatan sosialisasi pengawasan partisipatif, rekomendasi atau saran perbaikan, formulir penanganan pelanggaran, pendaftaran pengawas ad hoc, tanda terima surat, hingga berita acara persidangan selama Pemilu 2019 dan Pemilihan 2020.
(*/ksr)
